Преимущества электронных трудовых книжек

Электронные трудовые книжки (ЭТК) введены в России в прошлом году. С тех пор сведения о трудовом пути каждого работника формируются в элект¬ронном виде. Электронные трудовые упрощают выход на работу и пенсию – как же воспользоваться этими преимуществами перед бумажным форматом?

Выбор остается за работником

Задача трудовой книжки – подтвердить стаж, который учитывается при назначении пенсии. Логично, что оформлять ЭТК государство поручило Пенсионному фонду России, ведущему учёт данных о стаже и заработках граждан. У молодых людей, которые впервые начали работать в этом году, бумажных книжек не будет, им сразу оформят электронные. А для тех, у кого уже есть трудовая, выбор электронной версии стал возможностью, но не обязанностью. Работник, пожелавший продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, может в дальнейшем в любое время подать работодателю заявление о переходе на ЭТК. При этом ничто не угрожает трудовым и пенсионным правам тех людей, которые остались верны бумаге или вообще никак не выразили своё мнение. Работодатели по-прежнему обязаны делать записи в их старые книжки. Но ту же самую информацию они направляют в ПФР, где она дублируется в электронном виде.

Те же, кто уже предпочёл ЭТК, получают свою старую книжку на руки, чтобы в дальнейшем хранить её дома. Вернуться к бумажному формату трудовой, перейдя на электронный, уже нельзя.

Инструмент для удаленной работы

Главное преимущество, которое дает электронная книжка, – возможность пользоваться ею дистанционно. Устраиваясь на новую работу, достаточно скачать выписку из ЭТК и послать работодателю. При увольнении можно не опасаться, что начальство задержит возврат трудовой из-за какого-то конфликта. А приступив к оформлению пенсии, не ¬надо приносить свою многостраничную трудовую биографию в ПФР. Эти данные в фонде уже есть, и ему нет необходимости их проверять. Именно так с каждым годом будет поступать всё больше и больше работников. Но, для того чтобы сполна воспользоваться всеми этими удобствами, нужно будет сделать ещё один шаг – перевести в электронную форму все подробности о своей работе, которые содержит бумажная книжка. Сделать это позволит механизм ретроконверсии данных.

В электронные трудовые книжки, которые были оформлены на основе информационных ресурсов ПФР, на первом этапе вошли только общие сведения о работе до 2020 г – названия организаций и годы работы в них. Ретроконверсия позволит добавить наз¬вания должностей и отметки об особых условиях работы, например, на Крайнем Севере.

Как оформлять бумажные справки

Многих беспокоит, нет ли в электронной книжке ошибок, уменьшающих трудовой стаж и размеры будущей пенсии. Проверить это очень легко, оформив выписку в Личном кабинете на портале Госуслуг – на это уйдут считаные минуты. Скорость получения информации – ещё одно преимущество электронного формата. Нужно быть только зарегистрированным на портале и иметь подт¬вержденную учётную запись. А если подтверждённой учётной записи нет – тоже нет никаких проблем. Нужно обратиться за выпиской к своему последнему работодателю, в местное отделение Пенсионного фонда или в МФЦ. По вашему выбору вам там оформят электронный файл с цифровой подписью или выдадут бумажную справку с печатью. Электронную или бумажную выписку из ЭТК также обязан выдавать увольняющемуся сотруднику работодатель.

При этом ни кадровики, ни сотрудники ПФР, ни работники МФЦ, оформляющие справки, прямого доступа к вашей электронной трудовой книжке не имеют. Вся эта информация закодирована и защищена от несанкционированного использования.
Как внести в ЭТК исправления, если неточности вдруг обнаружились? По ошибкам, связанным с прошлой работой, надо обращаться к прежним работодателям или в ПФР, по записям о текущей работе – к нынешнему работодателю. Они сделают все нужные поправки по заявлению.

Почему электронная книжка надежнее бумажной?

8 миллионов граждан России уже сделали выбор в пользу электронной трудовой книжки, отказавшись от старого бумажного варианта.
«Пандемия резко увеличила интерес к цифровым сервисам. Вынужденно попробовав дистанционные услуги, многие убедились, как это удобно, – отмечает руководитель департамента страхования и экономики социальной сферы Финуниверситета при правительстве РФ Александр Цыганов. – Граждан, открывающих Личный кабинет на портале Госуслуг всё больше, в том числе среди людей старшего возраста. Правильно, что остался выбор, какую трудовую книжку иметь – бумажную или электронную. Но новый опыт, который люди приобретают, постепенно подводит их к более экономичному и удобному варианту».

Уничтожить электронную книжку практически невозможно. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищённости информационных систем Пенсионного фонда России. Сведения о работниках фиксируются в них по принципу распределённой базы данных: данные о работнике маленькими кусочками продублированы на десятках компьютеров-серверов. И когда частица информации в одном месте теряется, в других она сохраняется. Бумажные трудовые книжки могут сгореть при пожаре. Они могут намокнуть и прийти в негодность, если помещение отдела кадров пострадает из-за аварии водопровода. Бумажную книжку может потерять сам работник или неаккуратный сотрудник организации, которому поручено работать с кадровыми документами. А данным, внесённым в электронную трудовую книжку, никакие из этих опасностей не угрожают.

Можно ли подделать электронные записи?

Служба по информационной безопасности Пенсионного фонда руководствуется самыми строгими требованиями к защите данных, поэтому подделка электронных записей исключена. Взломать систему индивидуального персонифицированного учёта ПФР и внести в ЭТК несанк-ционированное изменение практически невозможно.

Более того, в электронных базах данных сохраняется и дублируется на многих серверах вся история изменений. Видно, какой сотрудник, когда создал и отредактировал запись. Записи подтверждаются усиленной квалифицированной цифровой подписью, делаются чётко, понятно и легко исправляются, если закралась ошибка.

И тем более невозможна такая нередко встречающаяся ситуация, что непонятно название должности работника из-за того, что у кадровика, заполнявшего бумажную книжку, был неразборчивый почерк. Или не видно половины названия предприятия, где человек работал, из-за того, что побледнел оттиск печати.